La procédure

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Le Principe de fonctionnement établi.

1/ Concernant les manifestations prévues dans votre planning annuel :

Chaque année, il convient d’adresser en Mairie les dates de vos manifestations prévues dans le cadre de vos activités. Ceci permet à la Mairie d’élaborer un planning annuel, d’assurer une bonne répartition de l’activité, et de limiter ainsi les chevauchements d’activités les mêmes jours ou les week-ends. Une fois les ajustements effectués, les dates validées sont retenues sur le calendrier annuel. C’est à partir de ce moment que vous recevrez de la Mairie l’autorisation de confirmer votre demande de réservation en renseignant la « Fiche Manifestation » qui devra être accompagnée d’un courrier adressé à Monsieur le Maire, dans un délai minimum d’1 mois.

2/ Manifestations occasionnelles :

Il se peut que certaines manifestations soient décidées tardivement suite à des contraintes pas toujours maîtrisées. Dans ce cas, il convient de vérifier auprès de la Mairie que la date est libre et l’espace souhaité disponible. Après confirmation, l’envoi de la « Fiche Manifestation » accompagnée d’un courrier adressé à Monsieur le Maire est obligatoire, dans le délai minimum 1 mois avant la manifestation.

 ? Toutes les demandes exprimées à quelques jours de la manifestation pourront ne plus être prises en compte, en référence à la disponibilité des sites, du matériel et de la planification liée à l’activité des Services.

 ? Dans tous les cas, nous vous recommandons d’attendre la confirmation de réservation de la Mairie avant d’entreprendre quelconques démarches dans l’organisation de vos manifestations.

Les Etapes et les Modalités de Réservations :

1/ Contacter les Services de la Mairie pour connaître les disponibilités :

• Réservation d’une salle de réunion ? 05-34-09-88-73 • Réservation de la MJC ? 05-34-09-79-50 • Réservation du Centre Culturel ? 05-34-09-79-50 • Réservation du Gymnase Municipal et/ou du Dojo ? 05-34-09-79-50 • Réservation du Mini bus – Transport Associations Sportives ? 05-34-09-79-50

 ? Suite à cette 1ère étape de pré-réservation validée par les services de la Mairie, vous pouvez à présent enclencher à votre niveau vos différentes actions (convocations, invitations, réservations de spectacles, de traiteur, etc…)

2/ Retirer ou Télécharger la « Fiche Manifestation » pour inscrire vos demandes particulières :

 ? Réservation de salle – ou d’installation sportive  ? Demande de matériel  ? Annonce sur les panneaux lumineux o Pour une simple annonce – sans autre besoin matériel – vous pouvez directement utiliser l’imprimé prévu à cet effet – à retirer à l’Accueil de la Mairie ou à télécharger sur le site – A noter : vos demandes DOIVENT être déposées avant le lundi 16h00 pour être traitées dans la semaine.  ? Annonce sur le site  ? Demande et Pose d’une banderole  ? Demande d’autorisation de débit de boissons

3/ Retourner dûment renseignée votre « Fiche Manifestation » accompagnée d’un courrier adressé à :

Monsieur le Maire Mairie 30, Avenue Victor PILHES 09400 TARASCON

4/ Attendre en retour un courrier de la Mairie accusant réception de votre demande. Attendre que les Services Opérationnels concernés (Service technique – Service communication) vous contactent pour évaluer au plus juste vos besoins.

Et MAINTENANT, à vos DEMANDES !…

Pour toute précision complémentaire concernant cette procédure, vous pouvez contacter le Pôle Animation Territoriale (P.A.T) ? 05-34-09-79-50. Toutes les fiches sont téléchargeables sur la page accueil du site de la Mairie – dans le menu pratique ou sur le lien suivant : www.mairie-tarascon.com/orga…